隨著居家辦公（Work From Home）與混合辦公（Hybrid Work，即部分居家辦公、部分在辦公室辦公）成為新創企業吸引人才的標配，雇主法律責任並未因此減低。若雇主倉促地採行居家辦公卻輕忽管理，恐怕將面臨訴訟及處罰。本文針對遠距辦公下的出勤紀錄與加班認定議題，提供實務見解與因應對策。
一、雇主仍應留存出勤紀錄
雇主對於居家辦公之勞工，仍負有製作準備出勤紀錄（俗稱「打卡紀錄」）的法定義務，也就是出勤紀錄應「逐日」記載勞工出勤情形至「分鐘」並保存「五年」。本所建議採行居家辦公的企業，應改採應用程式打卡或線上簽到系統，讓外勤、居家辦公的勞工都能使用，也能以數位化方式留存紀錄。
二、須留意加班時數認定
根據勞動事件法的規定，出勤紀錄所記載的出勤時間，都會被推定是勞工經過雇主同意過才執行職務之工作時間。因此，若出勤紀錄顯示有加班，除非雇主能提出相反的證據推翻此一推定，否則應支付加班費給勞工。
對此，本所建議除了在勞動契約、工作規則中載明「加班事前申請制」的程序規定，更重要的是確實落實加班事前申請制度，包含：
- 不阻擋合理的加班。
- 積極主動提醒勞工準時下班、即時地制止勞工加班。
- 針對異常紀錄要求勞工說明或改正。
- 針對前述各項措施，雇主要記得留存軌跡，留待日後作為證據。
應留意的是，「加班事前申請制」不是免付加班費的免死金牌。因為法院實務見解認為：加班申請制度只是確認勞工是否有加班的方法之一，勞工是否真的有加班的事實，才是主要依據。雇主不能只以勞工沒有事前申請加班為理由，而免除、拒絕給加班費的義務。因此，本所建議雇主最遲應在當月薪資發放日前，與勞工確認當月的出勤紀錄，避免離職、資遣解僱時產生加班費的爭議。
結語
新創企業推行居家辦公及其他彈性化措施或福利，雖有助於攬才及留才，但應留意福利不是違法的藉口。創業家們必須在推行遠距辦公或混合辦公前建立適合的出勤管理制度及準備相關文件。建議洽詢專業律師，協助您修訂勞動契約、工作規則及檢視出勤管理制度。如此一來，不只是勞工能享受彈性，雇主也能遠離法律風險。